De financiële administratie ook wel bekend als de Boekhouding is het systematisch vastleggen van financiële feiten van een bedrijf.
Wat er in de financiële administratie moet
Voor de financiële administratie is het verplicht om over de volgende zaken een kopie te bewaren van wat er destijds in heeft gestaan. Deze zaken zijn:
- Kasadministratie, alle vormen daarvan bonnetjes, aantekeningen etc.
- Financiële aantekeningen, dit kan een inkoopboek zijn bijvoorbeeld
- Control Berekeningen
- Verzonden facturen
- Ontvangen facturen
- Afschriften van de bank
- Correspondenties
- Software en databestanden
- agenda en afspraak boeken
- Contracten, overeenkomsten en andere afspraken die gemaakt zijn.
Deze gegevens mogen digitaal opgeslagen worden, maar kan ook op papier bewaard worden. De administratie van deze zaken moet minimaal 7 jaar bewaard worden, ook moeten deze gegevens vrijgegeven worden aan overheidsinstanties zoals de belastingdienst ter inzage mocht dat gevraagd worden.
Waarom boekhouden?
Als je als bedrijf geen inzichten hebt in de financiële omstandigheden van je bedrijf is het last om door te groeien als bedrijf. Als je niet weet hoe het zit ga je schattingen maken die verkeerd uit kunnen pakken en grote gevolgen kunnen hebben voor het bedrijf. Voor jezelf houdt je het bij om het overzicht te behouden.
Ook moet je de administratie bijhouden voor externe partijen. Dit houdt je bij voor de belastingdienst. De belastingdienst controleert of er wel genoeg belasting wordt betaald over omzet en de inkomsten van het bedrijf.
Software voor je financiële administratie
Je kan de financiële administratie ook bijhouden aan de hand van software. De software biedt je een houvast om het in te vullen en slaat het ook voor je op. Ook kan je de boekhouding uitbesteden zodat een derde partij dit voor je regelt maar die derde partij krijgt dan wel inzichten in de financiële situatie van de onderneming.
Credit management
Credit management is belangrijk voor u zelf binnen de financiële administratie. Met credit management houdt u 3 zaken in de gaten die grote risico’s met zich mee kunnen nemen als u niet oplettend bent. Deze 3 zaken zijn:
- Kredietrisico’s beperken
- Betalingstermijnen verkleinen
- Cashflow vergroten
Deze 3 zaken zorgen voor een gezondere financiële situatie van de organisatie naast andere inkomsten en uitgaven. De focus bij Credit management ligt voornamelijk op het debiteurenbeheer, hoe dat geoptimaliseerd zou kunnen worden.