Zakelijk

Administratie tips voor ondernemers

computer

Bijna geen enkele ondernemer vindt de administratie een leuk klusje. Toch is het bijhouden van een goede administratie erg belangrijk. Het is namelijk verplicht om je administratie bij te houden en 7 jaar te bewaren. Maar naast deze bewaarplicht, is het bijhouden van een goede administratie ook heel nuttig voor jou als ondernemer. Je hebt namelijk goed inzicht in je situatie, en je kunt dus ook snel bijsturen wanneer het even wat minder gaat. Zie jij op tegen je administratie? In deze blog geven we je een aantal nuttige tips!

Je administratie opzetten

Als startende ondernemer moet er een heleboel worden geregeld. En natuurlijk moet je ook je administratie opzetten. Het is helemaal niet gek als je hier niet meteen aan denkt, maar het moet wel gebeuren. Het is namelijk verplicht om je administratie 7 jaar te bewaren. En omdat je je administratie zo lang moet bewaren, is het verstandig om goed na te denken hoe en waar je dit allemaal gaat bewaren. Richt bijvoorbeeld een plek in je kantoor in met aparte mappen voor je administratie. Ook is het fijn om digitaal een aantal mappen te maken waarin je allerlei zaken voor je administratie kunt opslaan.

Regelmatig bijhouden en controleren

Als je je administratie niet goed bijhoudt, zal het een steeds grotere berg werk worden. Plan dus elke week op een vast tijdstip een moment in waarop je je administratie moet bijhouden. Zo hoef je er nooit tegenop te zien! Heb je een bonnetje? Scan deze dan meteen in. Sommige administratieprogramma hebben een functie waarmee je makkelijk en snel je bonnetjes kunt inscannen. Dat maakt het natuurlijk helemaal makkelijk.

Incasso

Als je een volledige en juiste administratie hebt, kun je makkelijk zien of er nog facturen openstaan. Als ondernemer wil je betalingen natuurlijk zo snel mogelijk ontvangen, maar dit gebeurt soms niet. Debiteuren betalen hun facturen niet of afspraken worden niet nagekomen. En dat is natuurlijk heel vervelend. Daarom kun je er in dit geval voor kiezen om een incassobureau in te schakelen. Debiteuren betalen namelijk meestal sneller als er een advocaat wordt ingeschakeld. Door gepaste druk en krachtige argumentatie wordt het probleem vaak snel verholpen. Je kunt hiervoor bijvoorbeeld terecht bij Incassobureau Rechtnet.

Administratie zelf doen of uitbesteden

Een belangrijke keuze die je moet maken is het uitbesteden of het zelf bijhouden van de administratie. Ook kun je kiezen voor een administratieprogramma. Elk bedrijf en elke ondernemer is anders, en daarom kan deze keuze best lastig zijn. Als je bedrijf niet heel complex is en je hebt zelf enige ervaring met boekhouden, dan kun je je administratie misschien wel zelf bijhouden. Het voordeel hiervan is dat je zelf inzicht houdt in je bedrijf. Heb je een heel complex bedrijf en heb je zelf weinig tot geen verstand van boekhouden? Dan is het wellicht verstandiger om je administratie uit te besteden. Je besteedt je tijd waarschijnlijk liever aan andere dingen dan aan de administratie, en bovendien voorkom je zo dat er fouten in bijvoorbeeld je belastingaangiften sluipen. En dit voorkomt vervelende boetes!

 

Zakelijk overstappen naar slimme ICT-oplossingen

ict-detachering-breda

Digitale ontwikkelingen verlopen snel, maar de adoptie van deze ontwikkelingen verloopt lang niet altijd zo snel. Met name op de zakelijke markt zien we vaak dat bedrijven achterlopen op digitaal gebied.

Soms vanwege een gebrek aan kennis, soms omdat de ondernemingen gebruik maken van processen en systemen die lastig aan te passen zijn. Toch is dit zonde, want diverse digitale ontwikkelingen kunnen processen binnen het bedrijf aanzienlijk verbeteren en efficiënter maken. Detacheringict.nl geeft hier drie voorbeelden van.

  1. De overstap naar cloud

Eén van de grootste recente ontwikkelingen op het gebied van ICT is de cloud. Simpel gezegd wordt er bij de cloud niet gebruik gemaakt van één vaste server op locatie, maar wordt er ruimte gebruikt op diverse servers samen elders.

Meestal wordt dit aangeboden door gespecialiseerde bedrijven, die zorgen voor een zeer hoge veiligheid en uitgebreide mogelijkheden tot personalisatie. Een voordeel is dat de onderneming niet zelf onderhoud hoeft te verrichten en hoge investeringen hoeft te maken.

Bovendien kan de opslagruimte vaak met één druk op de knop verhoogd worden, zonder dat men hiervoor extra servers of andere hardware hoeft te installeren op locatie. Het gemak, de gebruiksvriendelijkheid en de veiligheid is een grote reden om de IT-processen over te zetten naar een cloudomgeving.

  1. Bedrijfsveiligheid met innovatieve oplossingen

De bedrijfsveiligheid is een essentieel onderdeel van de onderneming. Hierbij kan het gaan om de aanwezigheid en opleiding van BHV’ers (bedrijfshulpverleners), maar bijvoorbeeld ook om winkels waar er incidenten kunnen plaatsvinden met klanten.

Vaak wordt er nog gewerkt met verouderde piepers, een centraal omroepsysteem of portofoons.

In de praktijk kan dit een stuk efficiënter, bijvoorbeeld met de BHV app van Findwhere. Met deze app heb je al deze objecten in je smartphone: een push-to-talk portofoon, een mogelijkheden om direct hulpverleners op te roepen, meldingen naar alle aanwezigen te sturen en direct beelden sturen van de noodsituatie.

Een dergelijke app is eenvoudig in te passen in het bedrijfsveiligheidsplan en maakt de verzorging van de veiligheid een stuk efficiënter, wat in noodsituaties essentieel is.

  1. Meer en meer big data

Hoewel het jaren een belangrijke trend is, zijn er nog altijd veel bedrijven die niet alles halen uit de data die ze (mogelijk) verzamelen. In vrijwel iedere branche kan data gebruikt worden om vervolgens efficiënter en doelgerichter te werk gaan.

Hoewel big data de naam heeft dat het alleen geschikt is voor online bedrijven, zijn er ook diverse andere bedrijven die baat hebben bij het analyseren van de data die ze verzamelen.

Zo kan ook data rond winkelbezoek gebruikt worden om beleidskeuzes te maken in een fysieke winkel. Gespecialiseerde bedrijven kunnen adviseren hoe een bedrijf in de specifieke branche waarin het opereert data kan gebruiken om stappen vooruit te zetten.

 

Wat is en kunt u met een benchmark

epxwzgon_is-training-the-right-solution

De voordelen van benchmarken

Een benchmark, of benchmarken. Wat is dat eigenlijk? Niet meer dan een trendy uitdrukking of is het meer dan dat? Heel veel mensen kennen het woord wel maar niet de betekenis ervan. Benchmark huurincasso? Wat is dat dan precies en wat heb je dan eigenlijk aan benchmarken? Het antwoord op deze prangende vragen.

Vergelijken

Benchmarken is feitelijk niets meer dan het vergelijken van de geleverde prestaties van een door een onderneming ingeschakelde gerechtsdeurwaarder of een incassobureau. Benchmarken geeft dus antwoord op de vraag welke partij het meest geschikt is voor een bepaalde portefeuille. Benchmark is behalve vergelijken vaak ook goed voor de incassopartijen die vanwege de ‘druk’ van benchmark vaak veel productiever lijken te worden. Vergelijken zorgt vaak en in alle bedrijfstakken immers voor betere prestaties.

Bewezen beter

Benchmarken is ideaal als het een continu proces zou zijn en incassobedrijven dus voortdurend worden getriggerd nóg betere prestaties te leveren. Benchmarken werkt overigens alleen als de juiste kennis aanwezig is over de verschillende portefeuilles. Er zal dus wel onderscheid gemaakt moeten worden tussen de relatief makkelijk te innen vorderingen en de zaken die arbeidsintensiever en lastiger zijn. Alleen door te segmenteren en een eerlijke verdeling te maken kan benchmark een waardevolle en bruikbare score opleveren. Maar dat spreekt eigenlijk voor zich. Pas als er sprake is van gelijkwaardige portefeuilles heeft deze vergelijking dus echt nut. Aan de hand van de uitkomsten van benchmarken is het heel goed mogelijk verschillende incassopraktijken in te schakelen simpelweg omdat de ene partij bewezen beter uit de voeten kan met een bepaalde portefeuille dan een ander. Zo benut je de sterke punten van een incassobedrijf en daar pluk je zelf ook de vruchten van.

Benutten van data

Voorbeeld: door een benchmark huurincasso weten woningcorporaties hoe de prestaties op het gebied van huurincasso’s zijn. Corporaties onderscheiden daarin vaak financieel en sociaal rendement. Benchmarken betekent het vergelijken van de prestaties ten opzichte van andere, vergelijkbare corporaties en leveren altijd nieuwe inzichten en verbeterpunten op. Behalve naar financieel en sociaal rendement spelen bij benchmark huurincasso ook klantcontact en betaalmethoden een rol, terwijl niet zelden ook zaken als financial coaching en zeker het benutten van data in benchmarken meegenomen wordt.
Benchmarken is dus niet zomaar een moderne kreet maar helpt een zo goed mogelijke vergelijking te maken. Zaak is dan wel dat het op de juiste wijze uitgevoerd wordt en eerlijk verdeeld wordt. Alleen dan is de uitkomst nuttig en kan de dienstverlening verder geoptimaliseerd worden en kunnen de verschillende partijen op hun sterke punten benut worden.

Welke verplichtingen heb je als ondernemer?

Ondernemen is hartstikke leuk, maar er zijn ook een aantal verplichtingen waar je je aan moet houden. Natuurlijk brengt ondernemen een grote verantwoordelijkheid met zich mee. Heb je bijvoorbeeld gekozen voor een eenmanszaak of een vennootschap onder firma? Dan kun je hoofdelijk aansprakelijk worden gesteld met je privé vermogen. Ook heb je de verantwoordelijkheid over eventuele werknemers. Natuurlijk zijn er per branche een aantal verschillende verplichtingen waar ondernemers zich aan moeten houden. Wil je bijvoorbeeld een horeca onderneming opzetten? Dan moet het pand de juiste bestemming hebben van de gemeente en moet je een vergunning hebben om alcohol te mogen schenken. Ook de keuken moet aan verschillende voorwaarden voldoen in verband met de hygiëne. Maar er zijn ook een aantal verplichtingen die voor elke ondernemer gelden. Wij zetten er een aantal voor je op een rijtje!

Het bijhouden van een administratie

Als ondernemer ben je verplicht om een goede administratie bij te houden. Je bent verplicht om een administratie op te zetten en deze 7 jaar te bewaren. Een goede administratie is niet alleen verplicht, het is ook handig om een goed inzicht in de financiële situatie van je bedrijf te houden. Zo hou je overzicht en kun je op tijd de juiste beslissingen nemen.

Fiscale verplichtingen

Een goede administratie kan ook helpen bij je fiscale verplichtingen. Als ondernemer moet je regelmatig btw-aangifte doen. Ook moet je de correcte btw rekenen aan je klanten. Dit kan gaan om 6% of 21%. Je moet de verschuldigde btw aan de overheid betalen en je btw-boekhouding bijhouden. Dit kun je bijvoorbeeld doen door middel van een facturenboek en een dagontvangstenboek. Bovendien moet je, afhankelijk van de rechtsvorm van je onderneming, inkomstenbelasting of vennootschapsbelasting betalen. Heb je moeite met je fiscale aangiften of heb je advies nodig over de fiscale mogelijkheden om je belastingdruk te verlagen? Dan kun je contact opnemen met een fiscaal adviseur.

De Arbowet

Heb je werknemers in dienst? Dan krijg je ook te maken met de verplichtingen van de Arbowet. Deze wet stelt dat de werkgever zorgt voor de veiligheid en de gezondheid van zijn werknemers. Je bent dus verplicht om de arbeidsomstandigheden zo goed mogelijk in te richten en voor veilige middelen en werkmethoden te zorgen. Bovendien lever je de juiste persoonlijke beschermingsmiddelen en voer je een ziekteverzuimbeleid. Je dient voorlichting te geven over veilig werken en je hoort gevaren bij de bron te bestrijden. En komt er toch een ongeluk voor? Dan onderzoek, registreer en meld je dit ongeval.

 

Onze beste tips voor website en sociale media teksten 2018

student-849825__340

Het is toch fijn om nummer 1 te zijn binnen Google.nl. Het is als een soort aanbeveling. Stel je bent een kapper. In Eindhoven. Iemand googelt, kapper in Eindhoven. Vervolgens wordt jouw bedrijfswebsite gepresenteerd bovenaan de zoekresultaten. Dit is als bijna een warme aanbeveling van het grote Google. Veel mensen vertrouwen Google in grote mate. Ze zien het bijna als een soort instelling met grote autoriteit. Of Google deze positie verdient in onze maatschappij wil ik even achterwege laten dat is voor een ander artikel. Maar duidelijk is wel dat er veel te winnen (en te verliezen) valt bij een notering op de eerste pagina van zoekresultaten en dan liefst op die felbegeerde nummer 1 positie.

Maar wat heb je nu nodig om daar te komen. Om überhaupt aan het spel mee te mogen doen moet je een online vertegenwoordiging hebben. De meest voor de hand liggende optie is een traditionele website. Anderzijds indien je hier geen budget voor hebt dan kan ook een sociale media pagina het goed doen. Bijvoorbeeld het profiel van jouw bedrijf op Facebook, Twitter of Instagram. Facebook pagina’s kunnen namelijk ook heel hoog komen in de Google zoekresultaten. Het fijne aan een Facebook pagina is dat je lift op de enorme gigantische autoriteit van Facebook. Schrijf relevante teksten voor posts en tweets. Je zult je aan de richtlijnen van het betreffende platform moeten houden. Op Twitter kun je bijvoorbeeld niet te lang van stof zijn, er zijn hier lage woorden aantal limieten. Dat is op zich wel een nadeel, want Google houdt van lange teksten, veel woorden uitgebreide content. Op dit vlak heeft Twitter echt een streepje tegen. Dus als je op zoek bent naar een vertegenwoordiging online met meer potentie om het goed te doen in de organische zoekresultaten zou ik eerder voor Facebook gaan dan Twitter.

Maar wat is het beste? Het beste lijkt nog steeds te zijn een eigen .nl domeinnaam gevuld met goede content over jouw vakgebied en wat jij aan te bieden hebt. Het liefst in een overtuigende manier. Aan het einde van de dag wil je namelijk je dienst aan de man brengen. Je wilt conversie bereiken. Daar is een bepaalde schrijfstijl voor nodig. De term hiervoor is ‘copywriter’. Een copywriter streeft naar balans tussen goed lopende teksten die nuttig zijn, en het commerciële verhaal. Het is lastig om een balans hierin te vinden dus op dit vlak is het een goed idee een professional in de hand te nemen.

Drie onmisbare functies binnen een bedrijf

Als je een eigen bedrijf hebt, is er een aantal functies onmisbaar binnen je bedrijf. Deze mensen heb je sowieso nodig om een gemiddeld bedrijf draaiende te houden. Uiteraard kun je ook veel zelf doen maar als je van bepaalde zaken niet veel verstand hebt, kun je het beter zelf doen. Dit scheelt uiteindelijk een hoop tijd en geld. Welke functies zijn onmisbaar?

Iemand voor de financiën

Cijfertjes zijn nooit leuk. Het is altijd een hoop gedoe om al je financiën op orde te hebben. Ook voor de ondernemers die het begrijpen en soms zelfs leuk vinden, gaat er een hoop tijd zitten in de financiën. Daarom is het slim om dit uit handen te geven. Draag je financiën bijvoorbeeld over aan een boekhouder. Dit is misschien een investering, maar reken maar uit hoeveel tijd je hiermee bespaart. Je kunt als je een groot bedrijf hebt een medewerker aannemen die de financiën regelt, maar je kunt natuurlijk ook kiezen voor een externe accountant.

Een ICT’er

Waar zouden we nog zijn zonder de moderne technologie? ICT’ers zijn tegenwoordig echt onmisbaar. Het is niet voor niets zo dat er een tekort is aan ICT’ers. Binnen een bedrijf zijn altijd veel technische installaties en reparaties nodig. Ook onderhoud is belangrijk. Voor al deze dingen kun je een ICT’er inhuren. Ook hiervoor geldt dat je een medewerker kan aannemen voor de ICT, maar je kan er ook voor kiezen om een andere partij in te schakelen. Dit kan bijvoorbeeld bij Ritchie Solutions. Bij Ritchie Solutions weet je zeker dat je een echte IT-professional inschakelt.

Sales

De meeste bedrijven bieden diensten of producten aan. Hoe goed je dienst of product ook is, als niemand het wil afnemen, kun je je bedrijf net zo goed sluiten. Daarom is het cruciaal om een of meerdere goede medewerkers binnen de sales te hebben. Of je nou een heel salesteam hebt of één medewerker, het gaat erom dat je product of dienst wordt afgenomen door voldoende mensen of partijen. Bespaar dus nooit op een goede salesmedewerker en zorg altijd dat er voldoende sales kunnen worden gedraaid. Ook een goed marketingteam is belangrijk, om bekendheid voor je product of dienst te genereren.

Dit zijn de beste facturatie tips!

Factureren is enorm belangrijk voor een onderneming. Een factuur is als het ware de kers op de taart. Toch lijkt het alsof een groot deel van de ondernemers weinig geeft om hun facturaties. Wat facturatie tips kunnen dus wel handig zijn. Sommige ondernemers factureren pas heel laat of merken het zelfs niet als zij hun geld niet ontvangen. Omdat factureren zo belangrijk is zijn hier de vijf beste facturatie tips zo soepel mogelijk te laten verlopen.

1. Factureer zo snel mogelijk

Sommige ondernemers kiezen ervoor om pas aan het einde van de maand al hun facturen te sturen. Als ondernemers wil je natuurlijk jouw geld zo snel mogelijk ontvangen. Zorg er dus ook voor dat al jouw facturen zo snel mogelijk de deur uit zijn. Logischerwijs ontvang jij jouw geld dan ook zo snel mogelijk.

2. Factureer vooraf

Wij hebben het een gewoonte gemaakt om achteraf te factureren. Toch is dit helemaal niet handig, zeker als ZZP’er of klein bedrijf. Sommige bedrijven gaan namelijk failliet of blijken wanbetalers te zijn. Zorg er daarom gewoon voor dat jij jouw factuur of een gedeelte hiervan van tevoren factureert.

3. Factureer in delen

Zeker als het om grote klussen gaat die soms wel een paar maanden duren is het verstandig om in delen te factureren. Dit is niet alleen handig voor jouw eigen geldbeheer, het verkleint ook het risico dat jij jouw geld nooit krijgt. Zoals hierboven genoemd komt het nogal eens voor dat bedrijven failliet gaan of dat jouw klant een wanbetaler blijkt te zijn. Door in delen te factureren is de kans zo klein mogelijk dat jij jouw geld niet krijgt.

4. Zorg ervoor dat jouw factuur leuk is om te betalen

Soms hoor je ineens een verhaal van een ondernemer die zijn factuur enorm vrolijk maakt. Dit door een prachtige lay-out of zelfs door een foto van zichzelf toe te voegen. Dit zorgt ervoor dat jouw klanten de factuur leuk vinden om te betalen.

Natuurlijk hoef je niet allerlei fratsen uit te halen met jouw factuur; zorgen voor overzichtelijkheid, netheid en duidelijkheid kan er ook al voor zorgen dat een klant met meer plezier jouw factuur betaalt. Zorg er bijvoorbeeld voor dat de datum en het factuurnummer duidelijk op de factuur staan.

5. Stuur een e-mail of bel even na

Het internet is ook geen wondermiddel. Soms is het eenmaal zo dat een factuur niet aankomt of dat er iets mis gaat in de communicatie. Bel daarom altijd even na of stuur een mailtje zodat je zeker weet dat een klant jouw factuur heeft ontvangen.

 

Het belang van pauze op je werk

Tegenwoordig wordt er steeds minder pauze gehouden. Niet omdat dit niet meer mag van leidinggevenden, maar omdat werknemers dit zelf minder snel opnemen. Dit is zonde, want pauze houden is enorm belangrijk voor je productiviteit.

Productiever door pauzes

Het lijkt steeds drukker te worden op je werk. Deadlines stapelen zich op en de stress is voelbaar. Pauze houden lijkt zonde van je tijd, in de tijd dat je pauze houdt, kun je ook werk verrichten. Steeds meer taakjes kunnen zo worden afgestreept van je to-do lijst. Je denkt dat je erg productief bezig bent, maar dit is dus helemaal niet het geval. Sterker nog, zonder pauzes ben je juist minder productief. Zonder pauzes heb je namelijk geen psychologische energie en zonder deze energie kun je geen denkwerk meer verrichten.

Lange en korte pauzes

Je lichaam heeft gedurende je werkdag voldoende rust nodig. Neem je geen rust, dan word je moe en kun je je minder goed concentreren op je werk. Als je een korte pauze neemt, geef je je brein even wat ademruimte, om later weer met frisse energie door te gaan. Het is belangrijk dat je korte pauzes neemt, maar een lange pauze is ook nodig. We hebben het over een pauze van een half uur, zoals de lunchpauze. Je lichaam en geest hebben zeker een half uur per dag nodig om bij te komen. Ook kleine pauzes zijn van belang. Even vijf minuten een rondje lopen of een tijdschrift lezen bijvoorbeeld.

Je hoofd leegmaken

Zorg er tijdens je pauze ook echt voor dat je je rust pakt. Blijf dus niet achter je computer werken met eten in je handen. Ga even koffie halen, klets met collega’s of bel een vriend of vriendin. Nog beter is het om buiten een rondje te lopen. Even een frisse neus halen en je hoofd leegmaken is altijd goed voor je weerstand en je productiviteit. Vraag je collega’s om mee te lopen of maak zelf een ommetje in je pauze. Bij sommige bedrijven is er zelfs speciaal vermaak voor in je pauzes. Denk aan dartborden of een mini golfbaan. Af en toe is erg zelfs een ruimte waar je even kort een dutje kan doen, wat ook enorm goed is voor je productiviteit. Een voorbeeld van een business center waar dit kan is Frame21 in Roosendaal.